Справочный центр для бизнеса
Офисы и банкоматыИнтернет-банк СберБизнес
Справочный центр для бизнесаИнтернет-банк СберБизнесКак начать электронный документооборот с контрагентом

Как начать электронный документооборот с контрагентом

Электронный документооборот (ЭДО) между контрагентами в СберЭДО может начинаться как без отправки приглашения одним контрагентом и его подтверждения другим контрагентом, так и после предварительной отправки и подтверждения приглашения. Контрагенты самостоятельно выбирают режим установки взаимосвязи в зависимости от своих бизнес-процессов и предпочтений.

Если контрагенты настроили свой документооборот без обязательного получения приглашения и его подтверждения, то взаимосвязь между ними устанавливается сразу после отправки первого документа через оператора ЭДО.

1. Настройка режима получения документов без предварительной отправки приглашения и его подтверждения

Если вы не подключены к СберЭДО, войдите в раздел Документооборот и нажмите на значок шестерёнки у названия раздела Документооборот.

В карточке СберЭДО нажмите Подключить.

Заполните заявление на подключение к СберЭДО. В поле Подтверждение приглашения должно быть установлено значение Нет. Подпишите заявление, нажав кнопку Подписать УКЭП.

Подключение к СберЭДО произойдёт моментально. Вам будет присвоен идентификационный номер участника ЭДО. Как найти ваш идентификатор в СберБизнес, читайте в статье Как найти идентификатор участника ЭДО. Контрагенты смогут отправлять вам документы сразу, без предварительной отправки приглашения и ожидания подтверждения.

Если вы подключены к СберЭДО или хотите изменить ранее установленную настройку по подтверждению приглашения:

1) Войдите в раздел Документооборот и нажмите на значок шестерёнки у названия раздела Документооборот.

2) В карточке СберЭДО нажмите Редактировать.

В поле Подтверждение приглашения установите значение Нет и нажмите Сохранить. Контрагенты смогут отправлять вам документы сразу, без предварительной отправки и подтверждения приглашения.

2. Отправка документа через СберЭДО контрагенту, который настроил документооборот без предварительной обязательной отправки приглашения и его подтверждения

Войдите в раздел Документооборот, нажмите кнопку Создать и выберите Счёт-фактура или Универсальный передаточный документ.

Заполните данные документа и нажмите Создать.

Подпишите документ, нажав кнопку Подписать УКЭП.

В поле Оператор ЭДО при выборе личного кабинета контрагента будет указана настройка работы контрагента: Приглашение будет принято автоматически. Подпишите документ, нажав кнопку Подписать УКЭП.

Отправьте документ, нажав кнопку Отправить.

Документ сразу же будет отправлен контрагенту.

Первый отправленный документ автоматически устанавливает связь с контрагентом и запускает электронный документооборот между организациями.

Для начала обмена документами между контрагентами, требующими обязательной отправки и подтверждения приглашения, клиент, начинающий общение, должен отправить контрагенту приглашение в ЭДО, а контрагент – его подтвердить.

1. Через раздел Контрагенты

1) Откройте форму создания приглашения в ЭДО

Войдите в раздел Контрагенты, нажмите кнопку Действия с контрагентом и выберите Пригласить в ЭДО.

2) Заполните форму приглашения в ЭДО и отправьте его

  • Выберите или введите нового контрагента по наименованию или ИНН.

  • В поле Оператор ЭДО будут отображены личный кабинет контрагента в СберЭДО, если он подключён к СберЭДО, а также личные кабинеты в других операторах ЭДО, если установлен роуминг между СберЭДО и этими операторами. Выберите тот личный кабинет контрагента, через который вы договорились взаимодействовать.

  • Приглашение также будет отправлено на указанный адрес эл. почты и в СМС-сообщении на указанный номер телефона.

  • Отправьте приглашение, нажав кнопку Отправить.

Приглашение будет в статусе Отправлено. Как только контрагент подтвердит приглашение, вы сможете начать обмен документами.

Если у контрагента установлена настройка необязательности отправки приглашения, статус отправленного приглашения будет Подтверждено, и вы сразу можете отправлять ему документы.

2. При отправке первого документа контрагенту через СберЭДО

Подпишите счёт-фактуру или УПД, нажав в детальной форме просмотра документа Подписать УКЭП.

Если контрагент настроил работу только через обязательную отправку приглашений, в поле Оператор ЭДО для этого личного кабинета будет указано: Приглашение можно отправить. Нажмите кнопку Подпишите УКЭП. Одновременно с подписанием документа автоматически будет сформировано и подписано приглашение в ЭДО.

Нажмите кнопку Отправить.

Контрагенту будет отправлено только приглашение, документ перейдёт в статус Ожидает отправки. Как только контрагент подтвердит приглашение и установится взаимосвязь для обмена документами, документ автоматически отправится.

3. Отзыв приглашения

Клиент может в любой момент отозвать отправленное контрагенту приглашение.

Войдите в раздел Контрагенты и в списке контрагентов нажмите на контрагента, приглашение которому вы хотите отозвать.

Перейдите на вкладку Приглашения в ЭДО.

В списке личных кабинетов контрагента выберите тот личный кабинет, через который вы хотите прекратить документооборот, и в трёх точках нажмите Отозвать приглашение.

В открывшемся окне подтвердите отзыв, нажав кнопку Отозвать приглашение.

Статус приглашения изменится на Отклонено, и документооборот через этот личный кабинет контрагента станет недоступен.

4. Подтверждение приглашения

При получении приглашения в ЭДО от контрагента вам придёт уведомление в Центр уведомлений. Нажмите кнопку Перейти.

Для подтверждения приглашения нажмите Подтвердить. Подтвердив приглашение, вы дадите согласие на начало электронного документооборота с контрагентом через его личный кабинет оператора ЭДО, указанного в приглашении.

После подтверждения вы сразу же можете отправить электронный документ, нажав кнопку Отправить документ.

Если вы хотите отклонить приглашение, нажмите кнопку Отклонить.

Приглашение будет отклонено, и документооборот между вами и этим контрагентом станет недоступен.

Если ваш контрагент ещё не подключился к СберЭДО или с оператором ЭДО вашего контрагента не настроен роуминг, то вы можете предложить вашему контагенту обмен электронными документами через СберЭДО. Работа в СберЭДО абсолютно бесплатна для каждого участника, процедура подключения проста и понятна. После подключения документооборот будет происходить внутри одного оператора без задержек и дополнительных формальностей.

Сформируйте счёт-фактуру или УПД либо откройте детальную форму просмотра уже созданного документа.

В детальной форме просмотра документа нажмите кнопку Подписать УКЭП.

В открывшемся окне в поле Оператор ЭДО отобразятся личные кабинеты вашего контрагента только в тех операторах ЭДО, с которыми настроен роуминг. Если вы не видите ни одного личного кабинета, можете для быстрого начала документооборота предложить вашему контрагенту обмен документами через СберЭДО. Укажите адрес эл. почты и номер телефона, куда придёт предложение. Также предложение поступит контрагенту в его личный кабинет СберБизнес, если он является его клиентом. Нажмите кнопку Отправить предложение.

Как только контрагент подключится к СберЭДО, вы сможете отправить созданный документ.