Расходы и отчётность по бизнес-карте

Бизнес-картой можно оплачивать любые расходы компании. Особенно удобно использовать бизнес-карту для расчётов с поставщиками и оплаты товаров для бизнеса — например, канцелярии и мебели. Также бизнес-карта подходит для оплаты командировочных и представительских расходов.

Чтобы расходы по бизнес-карте вычли из налогооблагаемой базы, они должны быть экономически оправданными. Кроме того, их нужно подтверждать актами, накладными, чеками или другими документами.

Банк не отслеживает для каких целей расходуются средства по бизнес-карте.

Все организации, а также ИП на ОСН и на УСН «Доходы минус расходы» обязательно отчитываются за расходы по бизнес-картам.

Не отчитываются ИП:

• на УСН «Доходы»;
• на патентной системе налогообложения и на НПД.

За расходы по бизнес-картам обязательно отчитываются все организации, а также индивидуальные предприниматели на общей системе налогообложения или на упрощённой системе «Доходы минус расходы».

Индивидуальные предприниматели, у которых упрощённая система налогообложения «Доходы» или патентная система, за расходы по бизнес-картам не отчитываются. Налоговая служба не проверяет у таких предпринимателей расходную часть, а от обязанности ведения бухгалтерского учёта они освобождены.

Да, можно. Необходимо указать номер карты, срок её действия и код безопасности — 3 цифры на оборотной стороне. В большинстве случаев для подтверждения покупки требуется код из СМС-уведомления. Если такие уведомления вам не приходят, подключите их в интернет-банке СберБизнес.

Операции по всем бизнес-картам бухгалтер может контролировать в интернет-банке СберБизнес. Необходимо зайти в раздел Бизнес-карты, во вкладку Отчёты, где в течение 20 минут после совершения операции отобразится информация о ней.

Чтобы быть уверенным, что держатели карт не потратят больше допустимых сумм, можно установить лимиты. Для этого воспользуйтесь пошаговой инструкцией.

Все операции по бизнес-картам отображаются в обычной выписке по расчётному счету. Также можно получить выписку отдельно по бизнес-картам.

Откройте раздел Бизнес-карты и перейдите на вкладку Отчёты. Нажмите кнопку Новый отчёт. Укажите, нужна ли вам выписка по одной бизнес-карте или по картам всех держателей. Выберите счёт и период совершения операций. Нажмите кнопку Создать. Через 5–15 минут выписку можно будет скачать.

Расчёты по бизнес-картам отражаются на следующих счетах:

• 51 «Расчётный счет», если бизнес-карта привязана к расчётному счёту организации;
• 55 «Специальные счета в банках», если для бизнес-карты открыт отдельный (специальный) счёт. Расчёты с подотчётными лицами отражаются по одноименному счету 71 в корреспонденции с соответствующими счетами.

Особенности отображения расчётов с подотчётными лицами отражены в памятке для бухгалтеров.

Если руководитель, бухгалтер или другое лицо с правом распоряжаться деньгами на счёте оплачивает бизнес-картой товар или услугу, авансовый отчёт можно не готовить. Достаточно получить счёт-фактуру и товарную накладную по факту оплаты.

Чтобы отчитаться за потраченные с бизнес-карты деньги, сотруднику понадобится акт, кассовый чек, товарный чек или иной подтверждающий документ. Например, авансовый отчёт, если правила компании предусматривают его наличие. Если в кассовом чеке указан перечень покупок, то товарный чек не обязателен.

Документы должны содержать:

• наименование, порядковый номер и дату выдачи;
• наименование организации-покупателя (Ф. И. О. предпринимателя), ИНН;
• сумму;
• должность, Ф. И. О. продавца, его личную подпись и печать при наличии.

Если документы составлены на иностранном языке, к ним нужно приложить перевод. Сделать его можно с помощью онлайн-сервисов для перевода.

Обычно за безналичные расчёты с контрагентами банк берёт комиссию. Её размер зависит от банка вашего контрагента. Покупки с использованием бизнес-карт комиссией не облагаются.

Правильнее оформить именно бизнес-карты. Их использование позволяет установить лимиты и контролировать расходы подотчётных лиц, чтобы исключить мошеннические действия.

При проведении операций по приёму или выдаче наличных средств с помощью бизнес-карты отчёты приходят в течение 20 минут, что позволяет ежедневно контролировать расходы для отражения в бухгалтерском учёте.